FAQ zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Was ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, ist ein geschützter Speicher für Ihre medizinischen Dokumente. Nur Sie bestimmen, was in die Akte hinein- oder hinausgeht und wer darauf zugreifen darf. Sie können die ePA über Ihr Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Von wem erhalte ich die ePA? 
Wenn Sie bei der BAHN-BKK versichert sind, erhalten Sie sie von uns. 

Muss ich eine ePA nutzen?
Nein, die ePA ist ein freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie eine ePA führen möchten.

Wer bezahlt die Akte? 
Wir als Ihre Krankenkasse. Für Sie ist das Angebot kostenfrei. 

Was muss ich tun, um eine ePA zu erhalten?
Um die ePA selbstständig zu verwalten, ist eine App für Ihr Smartphone oder Tablet erforderlich, die Sie aus dem jeweiligen Store (Google Play/Apple Store) herunterladen können. Für die Registrierung benötigen Sie Ihre Krankenversichertennummer, eine PIN zu Ihrer Gesundheitskarte, die Sie von uns erhalten, und eine gültige E-Mail-Adresse. Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Sie die ePA ohne Smartphone nutze möchten, können Sie die ePA auch schriftlich bei uns anfordern. In diesem Fall wird die Akte in der Praxis Ihres Arztes oder Ihrer Ärztin nach Ihrer Freigabe aktiviert. Informationen dazu finden Sie hier.

Gibt es die ePA auch für Kinder?
Ja, alle gesetzlich Versicherten haben einen Anspruch auf eine ePA. Bis zum 16. Lebensjahr eines Kindes wird die ePA von einer sorgeberechtigten Vertretungsperson verwaltet.

Wie lange läuft die ePA?
Die ePA läuft unbegrenzt und ist als lebenslange Akte ausgelegt, sofern Sie sie nicht kündigen. 

Kann ich die ePA jederzeit kündigen?
Ja, da es ein freiwilliges Angebot ist, haben Sie jederzeit das Recht zur Kündigung. Sie können Ihre Kündigung auch widerrufen. Über den genauen Ablauf der Kündigung und die Kündigungs- und Widerrufsfristen informieren wir Sie gerne. 

Übrigens: Wenn Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten sofort gelöscht. Hier entfällt die Kündigungsfrist.

Was passiert, wenn ich die Kasse wechsle?
Bei einem Kassenwechsel können Sie die Daten Ihrer ePA exportieren lassen und zur neuen Anbieterin mitnehmen. 

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die ePA?
Seit dem 01.01.2021 sind die gesetzlichen Krankenkassen verpflichtet, ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) gemäß §291a SGB V anzubieten.

Muss ich einen Vertrag zur Führung einer ePA abschließen?
Sie müssen im Registrierungsprozess für die ePA den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung zustimmen.

Für eine ePA-Nutzung ohne Smartphone oder Tablet müssen Sie eine unterzeichnete Einwilligungserklärung zur Nutzung der ePA und zur Datenverarbeitung an uns senden.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Als Anbieterin der Akte sind wir für die Datenverarbeitung verantwortlich. Wenn weitere Unternehmen für den Betrieb mit eingebunden sind, so handeln sie in unserem Auftrag. Weder die BAHN-BKK als Anbieterin noch der Betreiber können die Inhalte der Akte lesen.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Wir informieren und beraten Sie bei allen Fragen zur ePA. Falls Sie hier keine Antworten finden, kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter 0800 22 46 255 oder über unser Kontaktformular.

Was passiert, wenn die BAHN-BKK als Anbieterin oder die beauftragte Betreiberfirma insolvent und nicht mehr am Markt ist?
Da die ePA standardisiert ist, die Daten exportierbar sind und es mehrere Betreiber am Markt gibt, wird Ihre (neue) Krankenkasse für einen neuen Betreiber sorgen, der die Daten übernimmt.

Wer ist für die Datenverarbeitung zuständig?
Zuständig für die Speicherung und Datenverarbeitung sind wir, Ihre Krankenkasse, als Anbieterin. Die Server für die ePA stehen in Deutschland.

Welche Login-Verfahren gibt es?
Generell gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, sich anzumelden: Entweder mit einer PIN und der persönlichen NFC-fähigen Gesundheitskarte (NFC=NearFieldCommunication – Auslesen der Karte per Funk) oder mit einer Zwei-Faktor-Authentisierung mittels der alternativen Versichertenidentität (al.vi):

• Für die erste Möglichkeit benötigen Sie ein Smartphone mit NFC-Funktion. Darüber verfügen nahezu alle modernen Smartphones. Um sich nun in Ihre ePA einzuloggen, müssen Sie Ihre Gesundheitskarte an das Smartphone halten und aus Sicherheitsgründen die auf der Karte aufgedruckte „CardAccessNummer“ (CAN) eingeben. (Damit wird unbefugtes Lesen der Karte verhindert.) Über den Chip zur Nahfeldkommunikation werden Sie dann zweifelsfrei authentifiziert. Danach müssen Sie die persönliche PIN zur Karte eingeben.
• Die Alternative Versichertenidentität (al.vi) funktioniert ohne Gesundheitskarte. Um sie zu nutzen, wird Ihre Identität zuvor zweifelsfrei über uns festgestellt und ein Verfahren einer Zwei-Faktor-Authentisierung genutzt.

Warum sind so viele Schritte für die Anmeldung nötig?
Da in der ePA medizinische, also ganz persönliche Daten gespeichert sind, werden hier höchste Datenschutzanforderungen berücksichtigt. Durch die Anmeldeverfahren wird sichergestellt, dass nur Sie selbst Zugriff auf diese Daten haben, sie einsehen oder verändern oder anderen Lese- und Schreiberechte einräumen können. Deshalb kommen hier Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, die die Nutzung der ePA besonders sicher machen. Das kostet vielleicht etwas mehr Zeit, dient aber dem Schutz Ihrer eigenen Daten.

Brauche ich eine neue Gesundheitskarte zur Anmeldung?
Ihre Gesundheitskarte muss NFC-fähig sein, damit Sie sie zur Anmeldung nutzen können. Eine NFC-fähige Karte verfügt über einen Chip zur Nahfeldkommunikation – so wie er auch beim kontaktlosen Bezahlen mit der Bankkarte zum Einsatz kommt. 
Ob Ihre Karte bereits NFC-fähig ist, erkennen Sie am NFC-Symbol auf der Vorderseite der Karte. Hat Ihre Gesundheitskarte diese Funktion noch nicht, können Sie hier eine NFC-fähige Karte beantragen.

Zum Login mit der alternativen Versichertenidentität al.vi benötigen Sie keine NFC-fähige Gesundheitskarte.

Wie lange werden meine Daten in der ePA gespeichert?
Gesundheitsdokumente werden so lange in der ePA gespeichert, wie Sie es erlauben. Sie werden komplett gelöscht, wenn auch die ePA gelöscht wird.

Kann ich meine ePA löschen?
Sowohl einzelne Daten als auch die komplette ePA können jederzeit gelöscht werden.

Wer kann meine Daten sehen?
Niemand außer Ihnen und denjenigen, denen Sie dazu eine Berechtigung erteilt haben. Weder wir als Anbieterin noch der Betreiber (= unser IT-Dienstleister) haben Zugriff auf die Inhalte.

Wie erhalte ich die Hoheit über meine Daten?
Alles in Ihrer ePA passiert nur durch Sie oder indem Sie etwas einfordern oder zu etwas einwilligen. Wenn Sie beispielsweise in der ärztlichen Sprechstunde sind und es ein wichtiges Dokument gibt, das in Ihre Akte geladen werden könnte, erfolgt das immer in Absprache mit Ihnen. 
 
Wie spezifisch kann ich Berechtigungen vergeben?
Seit 2022 kann die Zugriffsberechtigung dokumentenspezifisch erfolgen, so dass Sie konkret festlegen können, welcher Arzt oder welche Ärztin welches Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten einsehen kann.

Wie lange laufen die Berechtigungen?
Das entscheiden Sie allein. Sie haben die freie Wahl der Laufzeit. Voreingestellt sind 7 Tage, die Sie selbstständig anpassen können.

Sind alle Daten verschlüsselt?
Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen kann. Zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese werden für die Suche nach Dokumenten serverseitig in einem eigens geschützten Bereich entschlüsselt, solange ein Benutzer oder eine Benutzerin in der ePA angemeldet ist.

Wer bestimmt, was gespeichert und gelöscht wird?
Sämtliche Aktivitäten in der Akte, wie das Hochladen, Speichern, Herunterladen oder Löschen von Dokumenten erfolgt durch Sie oder indem Sie etwas mündlich freigeben, z.B. das Hoch- oder Herunterladen eines Dokumentes durch Ihren behandelnden Arzt oder Ihre Ärztin.

Kann ich nachlesen, was für Aktivitäten in meiner Akte erfolgten?
Ja. Sämtliche Aktivitäten in Ihrer ePA werden protokolliert und können von Ihnen ab der Aktivität bis drei Jahre darauf eingesehen werden. 

Wie kann ich zur Sicherheit meiner ePA beitragen?
Mit wenigen Mitteln können Sie die Sicherheit Ihres Smartphones deutlich erhöhen:

1. Laden Sie immer das neueste Update aus dem offiziellen Store herunter.
2. Achten Sie auf Ihr Smartphone und lassen es nicht unbeaufsichtigt liegen.
3. Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen.
4. Verwenden Sie biometrische Entsperrungen oder ein komplexes Passwort.
    

Wie trägt der Betreiber zur Sicherheit bei?
Jeder Datenverarbeitungsschritt in einer Akte wird innerhalb der geschützten Rechenzentren in einem nochmals abgesicherten Bereich, der sogenannten Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU), ausgeführt. So werden Angriffe abgewehrt, die Verarbeitung der Daten jeweils nur einer Akte sichergestellt und der Zugriff auf personenbezogene medizinische Daten ausgeschlossen.

Wer überprüft, ob das eingehalten wird?
Die ePA wird auf Basis konkreter und nachprüfbarer Vorgaben umgesetzt. Diese Vorgaben wurden von der gematik GmbH im gesetzlichen Auftrag spezifiziert und in Zusammenarbeit mit den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt. Bevor eine Krankenkasse eine Akte zur Verfügung stellen darf, muss ein umfangreicher Zertifizierungsprozess durchlaufen werden. Erst nach erfolgreichem Abschluss der Begutachtung darf die Akte angeboten werden. Das ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss bei jeder sicherheitsrelevanten Veränderung wiederholt werden.

Wo stehen die Server?
Die Server stehen in Deutschland und unterliegen den europäischen Datenschutzbestimmungen.
 
Werde ich automatisch abgemeldet aus der App, wenn ich inaktiv bin?
Ja. Nach maximal 20 Minuten Inaktivität werden Sie automatisch aus der ePA ausgeloggt. Bei sicherheitsrelevanten Eingaben (z.B. der PIN) oder bei der Registrierung ist dies bereits nach maximal 10 Minuten Inaktivität der Fall.

Haben Kinder Anspruch auf eine ePA?
Ja. Elternteile haben bis zum 16. Lebensjahr ihres Kindes das Recht, eine Akte für ihr Kind zu beantragen und in dessen Namen zu verwalten. Voraussetzungen dafür sind, dass das Kind bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist und die App dieser Kasse zur Verwaltung des Kontos genutzt wird.

Können gesetzliche Vertretungspersonen eine ePA verwalten?
Ja. Wenn sie die rechtliche Vertretungsvollmacht gegenüber der Krankenkasse nachgewiesen haben und über die Gesundheitskarte der zu vertretenden Person verfügen, können sie die ePA in deren Namen anlegen und führen. Die Vertretungsperson hat in diesem Fall die gleichen Rechte wie der Inhaber oder die Inhaberin der Akte.

Kann ich auch eine Vertretung für meine ePA zulassen?
Ja. Die Vertretungsperson muss ebenfalls gesetzlich versichert sein und auf eine ePA-App zugreifen können. Er oder sie muss aber nicht bei der gleichen gesetzlichen Krankenkasse versichert sein. Die Vertretung ist frei wählbar und nicht mit einer gesetzlichen Vertretungsperson (s.o.) zu verwechseln. Er oder sie kann, wie der Inhaber oder die Inhaberin der Akte, Dokumente in der ePA verwalten, Zugriffsberechtigungen erteilen (außer eine weitere Vertretung einrichten) und eine Protokolleinsicht vornehmen.
 
Welche Speicher- und Löschfristen gibt es?
Keine. Im Gegensatz zur Sozialdatenverarbeitung, die wegen einer konkreten Zweckbestimmung (u.a. Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistungen) eindeutigen Speicher- und Löschfristen von 4 bis 6 Jahren, je nach Leistungsbereich, unterliegt, gehören die Daten in der ePA Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden. 

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?
Bei allen Fragen zum Datenschutz der ePA können Sie unseren Datenschutzbeauftragten ansprechen. 

Haben Ärztinnen und Ärzte nur Leserechte?
Ein Arzt oder eine Ärztin hat erst dann einen Zugriff und somit ein gleichzeitiges Lese- und Schreibrecht, wenn die Praxis von Ihnen für den Zugriff berechtigt worden ist. Jedes für einen Zugriff freigegebene Dokument muss zum Lesen aus der ePA heruntergeladen werden. Dann kann es mit der passenden Anwendung (z.B. PDF-Reader) gelesen und gespeichert werden. Insbesondere wenn diese Information der Diagnostik dient oder Therapieempfehlungen ausgesprochen werden, wird der Arzt oder die Ärztin als Dokumentationsnachweis das Dokument auch im Praxisverwaltungssystem speichern. 

Was sind leistungserbringerrelevante (-äquivalente) Dokumente?
Wenn Sie einem Arzt oder einer Ärztin den Zugriff auf Ihre Versichertendokumente geben und er oder sie feststellt, dass ein Versichertendokument z. B. für die weitere Behandlung in einer anderen Praxis relevant ist, dann kann er oder sie dieses Dokument so umschlüsseln, dass auch Ärztinnen und Ärzte, denen Sie ausschließlich für Arztdokumente einen Zugriff gegeben haben, es lesen können, obwohl es im Bereich Ihrer Versichertendokumente liegt. Diese umgeschlüsselten Dokumente werden als leistungserbringerrelevante (-äquivalente) Dokumente (LEÄ) bezeichnet. Die weiterbehandelnden Ärztinnen und Ärzte, denen Sie nur einen Zugriff auf die Arztdokumente gegeben haben, können nur auf die umgeschlüsselten Dokumente aus Ihrem Versichertenbereich zugreifen, alle anderen Dokumente in diesem Bereich sind nicht lesbar, außer Sie erteilen dazu einen expliziten Zugriff. 

Diese Regelung gilt nur für das Jahr 2021.

Die Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patientinnen und Patienten, medizinischem Fachpersonal, Leistungserbringern und Kassen ist oft noch analog und arbeitet mit Papier, Fax und Brief. Viele Informationen über unseren Gesundheitsstand werden nach wie vor in Akten in den jeweiligen Arztpraxen gesammelt. 

Das kann schnell zum Problem werden: Wechseln wir zum Beispiel die Arztpraxis oder besuchen eine Facharztpraxis, müssen Untersuchungen eventuell wiederholt werden. Schlimmstenfalls fehlen wichtige Informationen, beispielsweise über Allergien oder Vorerkrankungen. 

In der elektronischen Patientenakte können all diese Informationen digital gebündelt werden. Dazu kommen auch persönliche Gesundheitsdokumente, die bisher in Papierform vorlagen, beispielsweise der Impfpass oder das Zahn-Bonusheft. In der ePA kann das alles zusammengeführt werden – ohne dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können. 

Das hat viele Vorteile: Doppeluntersuchungen werden vermieden, die Diagnose kann durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden und man selbst hat seinen Gesundheitszustand immer im Blick. Auch Risiken werden gesenkt. Gibt es Unverträglichkeiten? Wie waren die letzten Blutwerte? Welche Medikamente werden genommen und wie ist deren Dosierung? In der elektronischen Patientenakte können solche Informationen direkt ersichtlich sein. Auch für den Notfall können hier alle wichtigen Daten hinterlegt werden. 

Die Funktionen der ePA werden dabei stetig erweitert, so dass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen in ihr gespeichert werden können.

Sie können selbst entscheiden, was genau in der ePA gespeichert wird, wann es gelöscht wird und wer darauf Zugriff bekommt. 

Es gibt viele mögliche Inhalte, mit denen die ePA befüllt werden kann. Beispiele sind Befunde, Diagnosen, durchgeführten oder geplanten Therapiemaßnahmen, ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe.

Wünschen Sie eine Übersicht über Ihre in Anspruch genommenen Leistungen? In Ihrer ePA können Sie beantragen, dass die BAHN-BKK Leistungsdaten in die ePA übermittelt und dort speichert. 

• Die Berechtigung können Sie jederzeit wieder zurückziehen oder neu vergeben.
• Die Daten liegen mit einer zeitlichen Verzögerung von bis zu 9 Monaten vor. So lange kann es dauern, bis wir die Daten durch die Leistungserbringer erhalten.
• Aus Datenschutzgründen können nur Daten der letzten 6 Jahre abgerufen werden - eine Versicherung bei der BAHN-BKK vorausgesetzt.
• Da viele Abrechnungen mit Leistungserbringern aus rechtlichen Gründen nicht einzelfallbezogen erfolgen, wird der Geldwert der in Anspruch genommenen Leistungen nicht angezeigt.
• Aus technischen Gründen werden keine Leistungen angezeigt, die von der BAHN-BKK direkt an Versicherte erstattet wurden.
• Vertretungspersonen können die Leistungsauskunft nur in Form einer Jahresübersicht beantragen.
• Die Darstellung der Leistungsauskunft wird künftig weiter für Sie optimiert.

1. Wählen Sie in der Übersicht den Punkt „Berechtigungen hinzufügen“.

2. Wählen Sie unter „Krankenkasse“ BAHN-BKK aus.

3. Aktivieren Sie mit dem Schieberegler die Berechtigung für den jährlichen Datenabruf. Mit der anschließenden Bestätigung erteilen Sie uns offiziell die Genehmigung zur Bereitstellung der Leistungsauskunft.

Die Leistungsauskunft wird automatisch im Hintergrund generiert, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Sie werden per E-Mail informiert, dass ein neues Dokument für Sie zur Verfügung steht. Die Leistungsauskunft finden Sie in der Dokumentenliste Ihrer ePA.
 
Von da an wird die Liste einmal jährlich automatisch angestoßen und Ihnen in der ePA bereitgestellt.

Welche Funktionen können ab wann genutzt werden?
Die elektronische Patientenakte steht allen gesetzlich Versicherten seit dem 1. Januar 2021 zur Verfügung. Sie können sie ganz einfach nach vorheriger Anmeldung und Authentifizierung von uns beziehen. Es handelt sich dabei um eine App, die Sie auf Smartphones und Tablets nutzen können. 

Die ePA wird seitdem in zwei weiteren Stufen ausgebaut. Ziel ist eine bessere Vernetzung der Akteurinnen und Akteure im Gesundheitswesen, eine einheitliche Digitalisierung der bisher oft analogen Abläufe und nicht zuletzt Ihre Stärkung als Patientin oder Patient: Nur Sie selbst entscheiden, was in Ihrer ePA aufgeführt wird und wer es einsehen darf. Gleichzeitig haben Sie Ihren Gesundheitszustand immer im Blick. 

Welche Funktionen stehen ab Januar 2021 zur Verfügung?
Ab dem 1. Januar 2021 können Befunde, Arztberichte, Bilddaten bestimmter Dateiformate, Therapiemaßnahmen, Vorsorgeuntersuchungen, ein Medikationsplan, ein Notfalldatensatz sowie Arztbriefe in ihr gespeichert werden. So haben Sie alle Ihre Daten auf einen Blick parat. All diese Daten können behandelnden Ärztinnen und Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern nach Ihrer Freigabe zur Verfügung gestellt werden.

Welche Funktionen stehen ab Januar 2022 zur Verfügung?
Ab dem 1. Januar 2022 können noch weitere Gesundheitsdaten in der ePA gespeichert werden: Der Impfausweis, Mutterpass, das Untersuchungsheft für Kinder, das Zahnbonusheft und Übersichten über bereits in Anspruch genommene Krankenkassenleistungen. 

Darüber hinaus können elektronische Verordnungen in der ePA abgespeichert werden und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen archiviert werden. 

Ab diesem Datum wird es auch möglich sein, für jedes einzelne Dokument Leseberechtigungen zu erteilen: Sie können dann noch einfacher und zielgerichteter entscheiden, welche Daten Sie welchen Ärztinnen und Ärzten zur Verfügung stellen wollen. Denn nicht immer ist es wünschenswert, dass beispielsweise der Pflegedienst auch von den Diagnosen der Hautärztin weiß. Hier sind deshalb individuelle Lösungen möglich.

Auch ist dann möglich, dass die eigene ePA durch dritte, persönliche Vertretungspersonen geführt wird. Das ist beispielsweise für Pflegebedürftige von Vorteil, die die ePA selbst nicht bedienen können. 

Zu guter Letzt können ab dem Jahr 2022 alle Daten aus der ePA bei einem Kassenwechsel ganz unkompliziert übernommen werden.

Wer kann Dokumente in meiner ePA speichern?
In Ihrer ePA können Sie jederzeit eigenständig Dokumente speichern und verwalten.

Ärztinnen und Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser sowie psychotherapeutisches Fachpersonal, Zahnärztinnen und Zahnärzte, die von Ihnen Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer ePA speichern. 

Wenn Sie einer Arztpraxis keinen Zugang erlauben oder ihr den Zugang widerrufen haben, kann sie keine Dokumente in der ePA speichern. 
 
Kann die BAHN-BKK Dokumente in meiner ePA speichern? 
Wir können aktuell keine Dokumente in Ihrer ePA speichern. 
Ab 2022 ist es geplant, dass wir Ihre Abrechnungsdaten in die ePA laden können. Dies wird nur nach Ihrer expliziten Einwilligung erfolgen. Wir werden jedoch die Unterlagen in Ihrer ePA weiterhin nicht lesen können.

Wie entscheide ich, welcher Arzt oder welche Ärztin Dokumente in meine ePA einstellen darf?
Sie entscheiden zuerst, ob Ihre hausärztliche, fachärztliche oder zahnärztliche Praxis oder Ihr Krankenhaus Zugang zu Ihrer ePA haben darf. Wenn Sie etwa Ihrem Hausarzt Zugang zu Ihrer ePA geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis die Zugriffsrechte.

Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis, Klinik oder Apotheke, wie lange der Zugang zu Ihrer ePA möglich ist. Dieser Zeitraum reicht von 1 Tag bis zu 18 Monaten. Automatisch werden 7 Tage vorgeschlagen. Sie können diesen Wert jederzeit ändern.

Welche Dokumente kann ich in meiner ePA speichern?
In Ihrer ePA können Sie Ihre medizinisch relevanten Dokumente digital speichern. Diese Dokumente sind z.B. Laborergebnisse, Arztberichte oder Befunde, die Sie erhalten haben und sicher ablegen wollen. 

Ihre ePA wird bei der Anlage nicht automatisch vorausgefüllt.

Welche Dokumente muss mein Arzt oder meine Ärztin in meiner ePA speichern? 
Ihr Arzt, Ihre Ärztin bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann in Ihrer ePA alle Dokumente speichern, die für Ihre Behandlung relevant sind. Diese Dokumente können u.a. sein: 

• Ihr Medikationsplan: Er listet Ihre Medikamente, sofern Sie mindestens 3 verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen.
• Ihr Notfalldatensatz: Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Er kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind.
• Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen
• Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe): Sie halten wichtige Informationen fest, die Ihr Arzt oder Ihre Ärztin mit Ihren anderen Behandlerinnen und Behandlern z.B. im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.

Die Datenschutzbestimmungen zur Verarbeitung Ihrer Behandlungsdaten durch Ihre Ärzte, Ärztinnen bzw. Leistungserbringer, die BAHN-BKK und den von ihr beauftragten Betreiber Bitmarck finden Sie hier.

In Ihrer ePA können Sie auch nachvollziehen, wer auf Ihre ePA zugegriffen hat. In der dafür vorgesehenen Rubrik wird Ihnen angezeigt, welche berechtigte Person zu welchem Zeitpunkt Zugriff hatte. Ggf. sehen Sie auch, welche Aktion sie vorgenommen hat, wie etwa ein Dokument hochladen.

Kann ich die Daten aus meiner Gesundheitsakte Vivy in die ePA übertragen lassen? 
Wenn Sie bisher Vivy, die Gesundheitsakte der BAHN-BKK verwendet haben, können Sie Ihre darin gespeicherten Dokumente manuell in Ihre ePA übertragen. Stellen Sie vor der Übertragung jedoch sicher, dass das Dokumentenformat von der ePA unterstützt wird. 

Ab 2022 werden Sie die Möglichkeit haben, die Daten aus Vivy in Ihre ePA automatisch übertragen zu lassen. Wir werden Sie zur gegebenen Zeit über die genaue Vorgehensweise informieren.

Muss mein Arzt oder meine Ärztin meine ePA dokumentieren? 
Damit Ihre ePA auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Ihre Daten bei Änderungen Ihres Gesundheitszustands oder Ihres Behandlungsverlaufs aktualisiert werden. Dementsprechend muss Ihr Arzt, Ihre Ärztin bzw. Ihr Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin aktualisieren. Bei Änderungen des Notfalldatensatzes oder des elektronischen Medikationsplans, die federführend auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert werden, ist darauf zu achten, dass auch diese Dokumente in der ePA aktualisiert werden. 

Wenn Sie Ihre ePA neu eröffnet haben, ist es sinnvoll, Ihre Gesundheitsinformationen von dem Arzt oder der Ärztin, der oder die Ihre Patientengeschichte am besten kennt, übertragen zu lassen. 

Um die Genauigkeit Ihrer ePA sicherzustellen, sollten Sie auch selbst Ihre Gesundheitsunterlagen regelmäßig prüfen und ggf. aktualisieren.

Muss mein Arzt oder meine Ärztin persönlich Daten aktualisieren?
Nein. Ärztinnen und Ärzte sind berechtigt, die administrative Bearbeitung an ihr (Praxis-)Personal zu delegieren. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken.

Was mache ich, wenn der Arzt oder die Ärztin sich weigert, Dokumente in meine ePA zu übertragen?
Dann wenden Sie sich bitte an die Kassenärztliche Vereinigung (KV), die für den Arzt oder die Ärztin zuständig ist. Die Kontaktdaten finden Sie unter anderem auf der Internetseite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Wer ist für die Daten verantwortlich?
Grundsätzlich verantworten Sie Ihre Akte selbstständig. Sie können selbst Dokumente hochladen und entfernen sowie eigenständig Zugriffsberechtigungen für Arztpraxen erteilen und entziehen. Wenn Sie eine Übertragung von Daten oder Dokumenten in Ihre ePA durch Ihren Arzt oder Ihre Ärztin wünschen, dann ist er oder sie dafür auch zuständig. 

Kann ein Arzt oder eine Ärztin Dokumente in meiner ePA ändern?
Ihr Arzt, Ihre Ärztin bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, das Sie hochgeladen haben, ändern. Ihr Arzt oder Ihre Ärztin kann jedoch ein Dokument in Absprache mit Ihnen aus der ePA wieder löschen.
Dokumente, die Sie selbst einstellen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten, Ärztinnen oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden. Sofern Sie entschieden haben, dass Ihr Arzt, Ihre Ärztin bzw. Ihr Leistungserbringer Ihre selbst eingestellten Dokumente sehen darf, kann er oder sie die Klassifizierung eines Dokumentes ändern. Das geschieht, wenn die medizinische Relevanz des Dokumentes erkannt wurde. 

Kann ein Arzt oder eine Ärztin Dokumente aus meiner ePA löschen?
Ja. Nach Rücksprache mit Ihnen kann Ihr behandelnder Arzt, Ihre Ärztin bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) ein Dokument aus Ihrer ePA löschen. Das ist zum Beispiel möglich, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Kann ich Dokumente aus meiner ePA löschen?
Ja. Sie entscheiden, welche Daten Sie in der ePA speichern und teilen. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer ePA löschen. Damit Ihr Arzt, Ihre Ärztin oder Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Sie optimal behandeln kann, sollten Sie mit ihm oder ihr konkret besprechen, welche Daten für die Weiterbehandlung relevant sind.

Wie lange werden meine Daten in der ePA gespeichert?
Sie können Ihre Gesundheitsdokumente lebenslang in der ePA speichern, denn Ihre ePA steht Ihnen lebenslang zur Verfügung. Sie können jedoch jederzeit Dokumente löschen.

Bedingungslos können Sie die Löschung Ihrer ePA bei uns anfordern. Dies führt zur endgültigen Löschung Ihrer ePA-Dokumente. Wir empfehlen Ihnen daher, vor der Schließung der ePA Ihre darin enthaltenen Unterlagen an einem anderen sicheren Ort zu speichern.

Welche Dokumentenformate kann ich in meiner ePA speichern?
Sie können in die ePA alle gängigen Formate hochladen: PDF, JPG, TIFF, TXT, RTF, DOCX, XLSX, ODT, ODS, XML, HL7 CDA/R2 XML.

Wie groß dürfen Dokumente (z.B. Bilder) in der ePA maximal sein?
Jedes Dokument darf die Maximalgröße von 25 MB nicht überschreiten.

Was ist der maximale Speicherplatz in der ePA?
Der Gesamtspeicherplatz ist nicht begrenzt.

Kann ich Dokumente aus meiner ePA herunterladen?
Sie können jederzeit Ihre Gesundheitsdokumente aus Ihrer ePA-App herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, dass die heruntergeladenen Dokumente in einem anderen sicheren digitalen Ordner auf Ihrem Gerät gespeichert werden.

Wie teile ich meine ePA-Dokumente mit Ärztinnen, Ärzten oder Leistungserbringern?
Wenn Sie Ihrem Arzt, Ihrer Ärztin oder einem Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Dokumente zur Verfügung stellen wollen, geben Sie Zugriffsrechte auf Ihre ePA. 

Wenn Sie z.B. Ihrem Arzt nur für die Sprechstunde den Zugang erteilen möchten, so begrenzen Sie die Zugriffsdauer auf 1 Tag. Wenn Sie aber möchten, dass Ihre Ärztin oder Ihr Arzt über einen längeren Zeitraum Zugang zu Ihrer ePA hat, legen Sie eine längere Zugriffsdauer fest. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Ihre Behandlung über mehrere Monate dauert und Ihre Gesundheitsinformationen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden müssen.

Wenn Sie Dokumente in Ihre ePA einstellen, werden sie automatisch in Ihrem Patientenordner gespeichert. Um diese Dokumente zu sehen, braucht also Ihr Arzt  oder Ihre Ärztin auch Zugang zu Ihrem Patientenordner. Dies ist sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel neue Laborergebnisse oder Befunde aus vorherigen Untersuchungen hochgeladen haben und zur Verfügung stellen wollen.

Vergebene Zugriffsrechte können Sie jederzeit widerrufen.

Können Ärztinnen und Ärzte Dokumente aus meiner ePA herunterladen?
Ja. Ihr Arzt, Ihre Ärztin oder Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen, sofern Sie Zugriffsrechte erteilt haben. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System der Praxis bzw. des Leistungserbringers lokal gespeichert. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, dann wird es dennoch in der lokalen Karteikarte bei Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin vorhanden sein.

Was ist bei Verlust des Smartphones zu tun, wie kann ich die ePA sperren?
Sie können die ePA jederzeit und mit sofortiger Wirkung sperren. Bitte klicken Sie dazu hier und geben Sie neben Ihrer Versichertennummer das von Ihnen vergebene Passwort ein.

Was kann ich tun, wenn ich den PIN-Code zu meiner elektronischen Gesundheitskarte verloren habe?
Sollten Sie Ihre PIN verloren haben, nutzen Sie bitte die PUK zur Anmeldung bei Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA). 

Falls Sie beide Zugangsdaten verloren haben, müssen Sie bei uns eine neue elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit NFC-Funktion beantragen. Denn durch das hohe Schutzniveau Ihrer Gesundheitsdaten sind die PIN und die PUK an Ihre Gesundheitskarte gebunden und können nicht neu vergeben werden.

Die neue Gesundheitskarte können Sie hier beantragen. Nach Erhalt der neuen Gesundheitskarte müssen Sie den Anforderungsprozess für die neue PIN/PUK entweder erneut durchlaufen.

Wenn Sie hier in unseren FAQ noch keine Antworten auf Ihre Fragen gefunden haben, helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter, zum Beispiel, wenn es um die Registrierung und Nutzung der elektronischen Patientenakte oder technische Probleme geht. Hier finden Sie die Kontaktmöglichkeiten.

Beachten Sie, dass wir als Krankenkasse keinen Einblick in die persönlichen Daten Ihrer elektronischen Patientenakte haben. Bei medizinischen Fragen wenden Sie sich deshalb bitte an Ihren Arzt oder Ihre Ärztin.

Was ist eine elektronische Patientenakte (ePA)? 
Alle gesetzlich Krankenversicherten haben seit dem 01.01.2021 Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, die sie von ihrer Krankenkasse zur Verfügung gestellt bekommen. Die Nutzung der Akte ist freiwillig. 

Die elektronische Patientenakte ist ein zentraler, sicherer Speicher für Gesundheitsdaten. Patientinnen und Patienten können darin selbst Informationen ablegen und Dokumente von ihren Ärzten und Ärztinnen in ihrer Akte ablegen lassen. Versicherte haben jederzeit Zugriff auf ihre Akte und können selbst bestimmen, welche Daten sie in ihrer Akte ablegen möchten und wer darauf zugreifen darf. Sie haben die Hoheit über ihre Daten und entscheiden über die Freigabe der Inhalte für Leistungserbringer.

Was war bisher eine elektronische Gesundheitsakte (eGA)? 
Die elektronische Gesundheitsakte war eine freiwillige Leistung der gesetzlichen Krankenkassen für ihre Versicherten. Die Gesundheitsakte Vivy Ihrer BAHN-BKK zählte zu diesen Angeboten.

Über die Grundfunktionalitäten der elektronischen Patientenakte hinaus konnten Krankenkassen dort Services für die Gesundheit ihrer Versicherten anbieten. Das konnten beispielsweise persönliche Impf- oder Vorsorgeempfehlungen oder Apps mit Services rund um die Gesundheit sein. Die Ausgestaltung dieses Angebots lag in der Hand der einzelnen Krankenkassen. 

Was ist der Unterschied zwischen Gesundheitsakte und Patientenakte?
Die Grundfunktionalität der elektronischen Patientenakte ist für alle Versicherten standardisiert. Alle Versicherten – unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse sie versichert sind – können Gesundheitsdaten ablegen und Daten – bundesweit, einrichtungs- und sektorenübergreifend – mit ihren Ärztinnen und Ärzten austauschen. 

Services, die in der Vergangenheit von Kassen im Rahmen von Gesundheitsakten umgesetzt wurden, werden zukünftig als kassenindividuelle Zusatzfunktion der elektronischen Patientenakte angeboten.

Wer kann sich eine elektronische Patientenakte einrichten?
Sie können sich die elektronische Patientenakte der BAHN-BKK einrichten, wenn Sie bei uns versichert sind.

Wie kann ich die elektronische Patientenakte nutzen?
Die elektronische Patientenakte können Sie über die ePA-App der BAHN-BKK nutzen. Über diese App stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel Dokumente einstellen, einsehen oder für Ihre Arztpraxis freigeben. 

1. Laden Sie sich die App im App-Store Ihres Geräts herunter. Die Links und QR-Codes zum Apple Store und zum Google Play Store finden hier.
2. Folgen Sie den Anweisungen im Registrierungsprozess und legen Sie – sofern noch nicht vorhandenen – ein Benutzerkonto an, mit dem Sie sich in Ihrer elektronischen Patientenakte einloggen können.

Kann ich mir auch ohne App eine elektronische Patientenakte anlegen?
Sie können sich eine elektronische Patientenakte auch einrichten, ohne die App zu nutzen. Allerdings haben Sie ohne App nicht die Möglichkeit, Ihre elektronische Patientenakte eigenständig einzusehen oder Zusatzfunktionen zu nutzen.

Um sich eine elektronische Patientenakte ohne App einzurichten zu lassen, kontaktieren Sie uns. Wir legen die elektronische Patientenakte für Sie an und senden Ihnen eine PIN für Ihre Gesundheitskarte zu. Mit der Gesundheitskarte und der PIN können Sie dann Ihren Arzt oder Ihre Ärztin aufsuchen und dazu berechtigen, die elektronische Patientenakte einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen.  

Ärztinnen und Ärzte haben übrigens nicht die Möglichkeit, eine elektronische Patientenakte eigenständig für Sie anzulegen.

Wozu dient die Gerätebindung?
Durch die Gerätebindung wird Ihre elektronische Patientenakte mit Ihrem Gerät verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden Gerät aus in Ihre elektronische Patientenakte einloggen kann. Die Gerätebindung stellt somit einen weiteren Sicherheitsfaktor zusätzlich zu Ihren persönlichen Zugangsdaten dar.  

Wie kann ich selbst dazu beitragen, die Daten in meiner elektronischen Patientenakte zu schützen?

• Halten Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten geheim und bewahren Sie sie sicher auf.
• Wählen Sie entsprechend den Vorgaben in der App ein sicheres Passwort, das keine gängigen Wörter, Buchstaben- oder Zahlenkombinationen (z. B. Passwort abc123 oder asdf) oder persönlichen Informationen (z. B. Geburtsdatum oder Spitzname) enthält.
• Erteilen Sie ausschließlich Ärztinnen und Ärzten eine Zugriffsberechtigung, bei denen Sie in Behandlung sind und mit denen Sie die Daten teilen möchten.

Nutzung am Desktop
Auch ohne Smartphone können Sie eine ePA nutzen. Jedoch müssen Sie sich zunächst einmal vollständig über die BAHN-BKK ePA-App (Smartphone) authentifiziert und angemeldet haben.
 
Anschießend führen Sie auf dem Computer oder Laptop diese Schritte aus:

• Gehen Sie bitte auf folgende Seite https://epaclient.de
• Wählen Sie die BAHN-BKK aus.
• Laden Sie den Desktop-Client für das Betriebssystem Ihres Computers bzw. Laptops herunter.
• Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

 
Wir arbeiten mit dem IT-Dienstleister BITMARCK-Unternehmensgruppe zusammen, um Ihnen die ePA bereitzustellen. Aufgrund der Vorgaben des Sicherheitsgutachters muss der Download auf der die Seite stattfinden, da sie von unserem Dienstleister BITMARCK betrieben wird.

Nutzung über den Arzt
Wenden Sie sich dazu gerne an uns. Sie erhalten eine Teilnahmeerklärung mit den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung. Sobald sie uns unterschrieben wieder vorliegt, richten wir eine ePA für Sie ein. Beim nächsten Sprechstundenbesuch können Sie Ihre ePA nutzen und der Arzt oder die Ärztin kann das gewünschte Dokument in Ihre Akte hochladen.

Notwendig hierfür sind Ihre bisherige elektronische Gesundheitskarte (eGK) und eine persönliche PIN, die Sie von uns erhalten. Diese PIN nutzen Sie, um selbstständig am Kartenterminal in der Praxis die Zugriffsberechtigung zu erteilen.

Warum lohnt es sich, dass die öffentliche Hand Geld dafür ausgibt?
Weil von der Vernetzung der Informationen im Gesundheitswesen alle profitieren werden. Schneller vorliegende medizinische Informationen führen zu besseren Entscheidungsgrundlagen bei der ärztlichen Behandlung. Fundierte und umfassende Anamneseinformationen erleichtern Therapieempfehlungen und verhindern belastende Doppeluntersuchungen.

Für die Versicherten mit einer ePA wird das Sammelsurium von Zahnbonusheft, Impfausweis, Mutterschaftspass, U-Untersuchungsheft etc. perspektivisch ein Ende haben. Alles liegt zentral und jederzeit abrufbar sicher in der ePA.

Und mit der freiwilligen Freigabe von Daten zu Forschungszwecken ist es seit 2023 möglich, dass sich ganz neue Ansätze bei der Erforschung seltener Erkrankungen finden lassen.

Weil diese Ansätze nur funktionieren, wenn sie für alle Versicherten bereitstehen, hat der Gesetzgeber alle Kassen dazu verpflichtet, eine ePA zur Verfügung zu stellen.


Die ePA ist nicht ausgereift, warum entwickelt man sie nicht erst fertig?
Es gibt zwei Grundprinzipien bei jeder Entwicklung von neuen Angeboten: 

1. Man entwickelt so lange, bis alles so fertig ist, wie man es sich ursprünglich vorgestellt hat. Das dauert Jahre und in der Zwischenzeit haben sich ggf. der Markt und die Bedürfnisse der Nutzenden verändert. Oder

2. man entwickelt eine Grundfunktionalität, die schneller fertig ist und die die Versicherten schon einmal nutzen können. Parallel entwickelt man immer weitere nützliche Funktionalitäten und ergänzt sie. Aufgrund von Rückmeldungen der Nutzenden erhält man schnell Erkenntnisse über den Bedarf und kann die Entwicklung flexibel anpassen.

Der skizzierte 2. Weg wird bei der ePA gegangen. Die Versicherten können Dokumente von Arztpraxen und Institutionen bereits 2021 mitnehmen und sie anderen zur Verfügung stellen. Notfalldaten und der eMedikationsplan standen so bereits für alle Nutzenden zur Verfügung und wurden in den darauffolgenden Jahren schrittweise um Impfausweis, Zahnbonusheft, Mutterpass und Untersuchungsheft für Kinder ergänzt.

Bekomme ich einen günstigeren Versicherungstarif, wenn ich eine Akte führe?
Nein. Dieses Prinzip wird nur von einigen Privatversicherern angeboten. Bei gesetzlichen Krankenkassen zahlt jedes Mitglied den Beitrag einkommensabhängig und nicht in Abhängigkeit vom Gesundheitszustand oder anderen Merkmalen.
 
Die Krankenkassen erhalten alle Informationen. Warum pflegen sie die nicht zentral ein?
Die Kassen erhalten Abrechnungsinformationen und keine weitergehenden medizinischen Informationen, wie Befunde, Arztbriefe, Laborergebnisse etc., die für Ihre weitere Behandlung relevant sein können und deshalb Teil Ihrer ePA sein sollten. Diese Informationen kann Ihnen nur Ihre Arztpraxis zur Verfügung stellen.

Die Krankenkassen sind verpflichtet, falls sie es nicht bereits im Rahmen einer elektronischen Gesundheitsakte (eGA) tun, die Abrechnungsinformationen seit 01.01.2022 in Ihre ePA zu überspielen, wenn Sie als versicherte Person dies wünschen. Auch hier sind die gesetzlichen Speicher- und Löschfristen zu beachten, so dass nur Daten – je nach Leistungsbereich – der letzten 4 bis 6 Jahre zur Verfügung stehen werden.